Mehrsprachiger KI-Telefonservice für Vereinsauskünfte

Informationen erhalten, ohne eine App bedienen zu müssen

Nicht jeder sucht Informationen über eine Website oder App. Manche Menschen möchten einfach anrufen und eine Frage stellen. Aus diesem Gedanken entstand mein KI-Telefonservice für den Sportfischereiverein Baden.

Der Service ist kein Konzept mehr, sondern läuft. Die Telefonnummer ist an ausgewählten Standorten am Gewässer angebracht. Egal wer anruft und ob jemand Deutsch, Rumänisch oder Chinesisch spricht: Die KI erkennt die Sprache und gibt alle Informationen gezielt zur jeweiligen Frage in der Muttersprache der anrufenden Person weiter.

Zwei Dinge stehen im Mittelpunkt: Der Anruf macht klar, dass Schwarzfischen verboten ist, und er erklärt als Info-Telefon, wie man zu einer gültigen Fischerkarte kommt. Darüber hinaus beantwortet der Service wiederkehrende Fragen und nimmt strukturierte Meldungen entgegen, auch außerhalb normaler Bürozeiten.

Auskünfte am Telefon

Der Sprachdialog beantwortet Fragen zu folgenden Bereichen:

• Hinweis, dass Fischen ohne Erlaubnis (Schwarzfischen) verboten ist
• Fischereiregeln und Schonzeiten
• Lizenzen, Fischerkarte und notwendige Dokumente
• Kontakt zum Vorstand, ohne dass man selbst Nummern heraussuchen muss
• Gewässer und Reviere
• Zugänge und lokale Bestimmungen
• aktuelle Vereinsinformationen und die nächsten Termine aus dem Vereinskalender
• richtiges Verhalten am Gewässer

Zusätzlich nimmt der Service Hinweise auf vermutete illegale Fischerei entgegen. Dabei soll das System die Meldung geordnet erfassen, ohne Gerüchte oder unklare Angaben automatisch als bestätigte Tatsache zu behandeln.

Wissensdatenbank und automatische Meldekette

Hinter dem Telefon steht eine eigene Wissensdatenbank. Die KI greift nicht frei auf alles zu, sondern nur über beschränkte API-Zugänge und PHP-Schnittstellen auf freigegebene Tabellen. Dazu gehören zum Beispiel der Kalender mit den nächsten Vereinsterminen und die Tabelle für Meldungen aus der Öffentlichkeit.

Meldet jemand einen Verdacht auf Schwarzfischen, läuft die Kette automatisch ab:

• Die KI fragt gezielt nach, worauf die meldende Person achten soll, etwa Kennzeichen und Fahrzeuge, und wie die Personen unterwegs sind, zum Beispiel mit Roller oder Fahrrad.
• Die Meldung wird geordnet in der Datenbank erfasst und dem betroffenen Revier zugeordnet.
• Die zuständigen Gewässerwarte dieses Reviers werden automatisch per SMS verständigt.
• Die meldende Person bekommt ebenfalls eine SMS, über die sie ihren Standort bekanntgeben kann.

Weiterleitung an den Vorstand

Wünscht die anrufende Person Kontakt zum Vorstand, schickt das KI-Telefon ihr Anliegen direkt per E-Mail oder SMS an die zuständigen Vorstandsmitglieder. Niemand muss sich dafür Telefonnummern notieren oder selbst noch einmal anrufen.

Telefon, Wissensdatenbank, Meldungserfassung, SMS-Benachrichtigung und Weiterleitung an den Vorstand sind in einem Paket zusammengefasst und laufen ohne manuelles Zutun.

Technischer Aufbau

Die technische Grundlage verbindet eine SIP-Telefonanbindung mit einem Echtzeit-Sprachdialog. OpenAI Realtime verarbeitet das Gespräch, während ein Webhook beziehungsweise Portal die eingehenden Vorgänge übernimmt und den Systemstatus darstellt.

Bestandteile des Systems:

• OpenAI Realtime
• SIP-Telefonie
• mehrsprachiger Sprachdialog
• eigene Wissensdatenbank mit Regeln, Gewässern und Vereinskalender
• beschränkte API- und PHP-Zugänge nur auf freigegebene Tabellen
• strukturierte Erfassung von Meldungen mit Zuordnung zum Revier
• automatische SMS an die zuständigen Gewässerwarte und an die meldende Person
• Weiterleitung von Anliegen per E-Mail oder SMS an Vorstandsmitglieder, wenn die anrufende Person das wünscht
• QR-Code als zusätzlicher Zugang
• Informationsseite im Vereinsportal
• Status-Ampel für Telefonie, KI, Webhook und weitere Dienste

Vom Testbetrieb zum laufenden Betrieb

Schon im Testbetrieb wurden eingehende SIP-Anrufe verarbeitet. Am 22. August 2026 trat zeitweise eine Störung auf: Anrufe wurden sofort beendet und der erwartete Eingang am Webhook blieb aus. Da auch ein direkter Test keine Antwort erhielt, lag der Fehler nicht nur an der Weiterleitung. Der Dienst funktionierte später ohne eine eigene Konfigurationsänderung wieder.

Aus dieser Erfahrung entstand die Idee einer zentralen Status-Ampel im Portal. Sie soll zeigen, ob Telefonanbieter, SIP-Verbindung, KI-Dienst, Webhook und Wissensquelle erreichbar sind. Dadurch können Störungen schneller eingegrenzt werden.

Mehrsprachigkeit und einfacher Zugang

Ein wichtiger Teil des Projekts ist die möglichst niedrige Zugangshürde. Die Hinweise mit der Telefonnummer an den ausgewählten Standorten machen deutlich, dass Fragen in der eigenen Sprache gestellt werden können. So erreichen die Regeln auch Menschen in Österreich, deren Muttersprache nicht Deutsch ist. Neben dem Anruf führt ein QR-Code zu einer Informationsseite und zu den öffentlichen Kontaktdaten des Vereins.

Die konkrete Anzahl verfügbarer Sprachen hängt vom eingesetzten Echtzeit-Sprachmodell und der Qualität für die jeweilige Sprache ab. Deshalb nenne ich öffentlich keine starre Sprachenliste, die später möglicherweise nicht mehr stimmt.

Datenschutz und verantwortungsvoller Einsatz

Das System soll nur jene Angaben erfassen, die für eine Auskunft oder Meldung tatsächlich erforderlich sind. Es ersetzt keine behördliche Entscheidung und beschuldigt niemanden automatisch. Hinweise zu illegaler Fischerei müssen als Meldung gekennzeichnet und von zuständigen Personen geprüft werden.

Nutzen des Projekts

Der KI-Telefonservice erweitert Website und App um einen direkten sprachlichen Zugang direkt am Wasser. Wer vor Ort unsicher ist, erfährt sofort und in der eigenen Sprache, dass Schwarzfischen verboten ist und wie man legal zur Fischerkarte kommt. Informationen können rund um die Uhr verständlich bereitgestellt und wiederkehrende Anfragen einheitlich beantwortet werden. Gleichzeitig entsteht ein strukturierter Kanal für wichtige Hinweise aus der Bevölkerung.

Mein Beitrag

Ehrenamtlich habe ich den Sprachdialog mit automatischer Spracherkennung, die Wissensdatenbank mit ihren beschränkten Zugängen, die automatische Meldekette mit SMS sowie die Anbindung an Statusanzeige, Webportal und QR-Code-Einstiege aufgebaut und betreue den laufenden Betrieb.

Herausforderungen

• Verlässliche Auskünfte auch außerhalb der Bürozeiten
• Strukturierte Aufnahme von Meldungen
• Mehrsprachigkeit ohne Widersprüche zu Vereinsregeln
• Klare Botschaft gegen Schwarzfischen in der Muttersprache der anrufenden Person
• Schnelle Eingrenzung von Störungen über Statusmonitoring
• KI-Zugriff nur auf freigegebene Tabellen statt auf die ganze Datenbank
• Meldungen ohne Verzögerung zu den richtigen Gewässerwarten bringen

Ergebnis und Nutzen

Im laufenden Betrieb an ausgewählten Standorten: niederschwellige Erreichbarkeit in der eigenen Sprache, klare Information gegen Schwarzfischen, der Weg zur Fischerkarte, strukturierte Aufnahme von Meldungen mit automatischer SMS an die zuständigen Gewässerwarte und konsistente Auskunft auch außerhalb üblicher Bürozeiten.